Zeitmanagement ist vielleicht das größte Hindernis, mit dem die meisten Freelancer in ihrem täglichen Leben konfrontiert sind. Die Wahrheit ist, es gibt keine Geheimformel, die Sie mit einem Fingerschnippen produktiv macht, es liegt ganz bei Ihnen. Aber es schadet nicht, darüber nachzudenken, wie und warum Ihre Produktivität leidet, und Wege zu finden, diese Dinge zu verbessern.
- Freelancer und Zeitmanagement
- Verdoppeln Sie Ihre Produktivität: Zeitmanagement-Tipps für Freiberufler
- Organisieren Sie sich
- Planen und priorisieren Sie Ihre Aufgaben
- Halte dich an einen Zeitplan
- Konzentrieren Sie sich auf eine Aufgabe nach der anderen
- Befreien Sie sich von digitalen Ablenkungen
- Automatisieren
- Lerne nein zu sagen
- Sei realistisch
- Mache oft Pausen
- Die größten Feinde der Produktivität
- Informationsmangel
- Delegieren verweigern
- Angst vor dem Scheitern
- Kundenmeetings, E-Mails und Handynutzung
- Falsche Prioritäten
- Ablenkungen
Freelancer und Zeitmanagement
Als Freelancer zu arbeiten kann wirklich hart sein, besonders wenn Sie ein Anfänger sind. Neben der Entwicklung und dem Wachstum Ihres Unternehmens suchen Sie auch nach neuen Kunden, verwalten diese, bieten Ihre Dienstleistungen an, bearbeiten Rechnungen, bauen Ihre Marke auf, aktualisieren Ihre Social-Media-Netzwerke usw.
Wie das berühmte Sprichwort sagt: “Mit großer Macht kommt große Verantwortung.” Das Dogma des Freelancing fasst zusammen, worum es geht – Freelancer haben eine höhere Kontrolle über ihre Zeit, sind aber auch voll verantwortlich für ihre Produktivität, was sich in ihrem Gehaltsscheck im nächsten Monat widerspiegelt.
Verdoppeln Sie Ihre Produktivität: Zeitmanagement-Tipps für Freiberufler
Zu lernen, wie Sie Ihre Zeit und Ihre Arbeit effizient einteilen können, ist unglaublich nützlich und ermöglicht es Ihnen, die Vorteile einer Freiberuflerkarriere zu genießen. Die folgenden Tipps haben sich für viele Freelancer als sehr effektiv erwiesen und können Ihnen helfen, Ihre Produktivität und Ihr Zeitmanagement zu verbessern:
#1 Organisiere dich
Sich zu organisieren ist der erste Schritt, um Ihr Zeitmanagement als Freiberufler zu verbessern. Viele Ihrer Ideen können verschwinden, noch bevor Sie anfangen, darüber nachzudenken. Sie neigen dazu, sich in Papierklumpen und E-Mails zu verlieren. Der einfachste Weg, dies zu vermeiden, besteht darin, einen Ort zu haben, an dem Sie alle Ihre Notizen ablegen. Evernote ist eine gute Option, da es intuitive Software für zahlreiche Plattformen (Mobil, Web, PC, Mac) bietet.
Wenn Sie es einfacher haben möchten, probieren Sie Google Keep aus, das in andere Google-Dienste integriert ist. Es gibt viele verschiedene Tools, die für Ihr Unternehmen am besten geeignet sind.
Wenn Sie schon dabei sind, vergessen Sie nicht, auch Ihren Arbeitsbereich zu organisieren. Schaffen Sie Fokus, indem Sie Ablenkungen reduzieren. Wenn Ihr Desktop, Ihre Ordner, Cloud-Laufwerke oder Ihr physischer Schreibtisch wie ein großer Haufen … aussieht, werden Sie lange brauchen, um die benötigten Dinge zu finden, insbesondere wenn Sie sich in einem Notfall befinden.
Organisieren Sie Ihre Dateien, Dokumente und Lesezeichen nach Typ, Projekt, Funktion oder einer anderen Maßnahme. Verwenden Sie ggf. Unterordner. Sogar die Aufbewahrung Ihrer Schreibwaren in einem speziellen Halter oder einer Schublade hilft.
#2 Plane und priorisiere deine Aufgaben
Zu wissen, was Sie für die Woche anstehen, kann einen großen Unterschied machen, wenn es um das Zeitmanagement geht. Für Freiberufler ist eine einfache To-Do-Liste der erste Schritt zur Etablierung dieser Routine.
Sie können auch die Eisenhower-Matrix die Ihnen helfen, Ihre Aufgaben zu priorisieren. Erstellen Sie eine Liste aller Aufgaben, die Sie ausführen müssen, und definieren Sie deren Wichtigkeit und Dringlichkeit. Sobald Sie die Liste haben, fügen Sie die Aufgaben dem entsprechenden Quadranten der Matrix hinzu:
Aufgaben in Quadrant I:
Diese Aufgaben sind sehr wichtig, dringend und müssen so schnell wie möglich erledigt werden. Dieser Bereich ist Aufgaben gewidmet, die oft unerwartet sind oder deren Fristen sehr knapp sind.
Aufgaben in Quadrant II:
Diese Aufgaben sind ebenfalls wichtig, aber nicht so dringend wie die im ersten Quadranten. Sie können also ohne Druck planen und darüber nachdenken. Wie Sie sich vorstellen können, befinden sich die meisten Ihrer Aufgaben in Quadrant II.
Eisenhower-Matrix
Aufgaben in Quadrant III:
Diese Aufgaben sind dringend, aber nicht wichtig. Die Regel für diesen Quadranten lautet: Delegieren Sie, wenn Sie können. Dieser Quadrant enthält alle Aufgaben, die Sie davon abhalten, Ihre Ziele zu erreichen. Für viele Freiberufler ist das Delegieren nicht immer einfach, da sie normalerweise alleine arbeiten. Wenn Sie diese Aufgaben nicht delegieren können, versuchen Sie, sie so schnell wie möglich zu beenden und zu den Quadranten I und II zurückzukehren.
Aufgaben in Quadrant IV:
Diese Aufgaben sind weder wichtig noch dringend. Mit anderen Worten: Sie sind Zeitverschwendung. Häufige Aktivitäten, die in diesen Quadranten gehören, sind das Überprüfen Ihrer sozialen Netzwerke oder das Surfen im Internet. Vergiss sie!
Die Arbeit mit dieser Matrix hilft Ihnen, Ihren Arbeitstag zu strukturieren und ermöglicht es Ihnen, Ihre Zeit effizienter in Aufgaben zu investieren, die sie wirklich brauchen.
#3 Halte dich an einen Zeitplan
Die Trennung von Arbeit und Entspannung ist der Schlüssel zu einem ausgeglichenen Leben. Wenn Sie nach Ihrer Arbeitszeit ständig arbeiten, befinden Sie sich rund um die Uhr im “Arbeitsmodus”. Auch wenn Sie eine Pause machen, wird es nicht so entspannend, wie es sein sollte. Daher ist es wichtig, einen regelmäßigen Zeitplan für sich selbst festzulegen.
Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Stunden, Tage, Wochen oder Monate (je nach Bedarf) mit einer klaren To-Do-Liste für alle Ihre Aufgaben zu planen. Versuchen Sie, die wichtigsten Aufgaben ganz oben auf die Liste zu setzen, um sicherzustellen, dass sie erledigt werden.
Es ist auch wichtig, dass Sie herausfinden, wie und wann Sie am besten arbeiten, um Ihre Aufgaben entsprechend zu organisieren. Wenn Sie kein Morgenmensch sind, erledigen Sie Ihr kreatives Schreiben oder andere hirnintensive Aufgaben nicht gleich nach dem Aufwachen – warten Sie, bis Ihr Gehirn vollständig wach und bereit ist!
#4 Konzentriere dich auf eine Aufgabe nach der anderen
Normalerweise, wenn wir an etwas arbeiten, erinnern wir uns plötzlich an etwas anderes, das unsere Aufmerksamkeit braucht. Deshalb empfehlen wir Ihnen, immer ein Blatt Papier und einen Stift bei sich zu haben, damit Sie alles aufschreiben können, was Ihnen in den Sinn kommt. Beenden Sie, was Sie gerade tun, und beginnen Sie mit der Arbeit am nächsten, sobald Sie damit fertig sind.
#5 Befreie dich von digitalen Ablenkungen
Soziale Netzwerke, WhatsApp, Skype, E-Mails… all diese Technologien sind Ablenkungen, die beseitigt werden müssen (Quadranten III und IV der Eisenhower-Matrix). Deaktivieren Sie alle Chats und Benachrichtigungen von Social Media-Netzwerken und wenn möglich auch Ihre E-Mail.
#6 Automatisieren
Das Internet bietet uns eine Reihe von Programmen und Software, die uns auf unserer freiberuflichen Reise helfen können. Für einige Freiberufler ist beispielsweise das Schreiben und Verwalten von Rechnungen eine sehr komplizierte Aufgabe. Es gibt viele Abrechnungsprogramme (wie Billomat), die speziell für Freiberufler entwickelt wurden, um diesen Prozess zu automatisieren. Mit dieser Software können Sie nicht nur Rechnungen erstellen, sondern auch Angebote versenden, Ihre Ausgaben kontrollieren und Ihre Kunden und Produkte verwalten.
Sie können auch Skripte und Makros verwenden, um Aufgaben für Sie zu automatisieren. Wenn Sie ein Tabellenkalkulationsjockey sind, führen Sie höchstwahrscheinlich sehr oft sehr ähnliche Aufgaben aus und wenn ja, sind Makros Ihr Freund. Wenn Sie wissen, wie man codiert, können Sie sehr leistungsfähige Makros erstellen, um alle Arten von Aufgaben zu automatisieren, aber selbst wenn Sie keine Erfahrung mit dem Codieren haben, können Sie Makros innerhalb des Blatts selbst aufzeichnen.
#7 Lerne Nein zu sagen
Zu Beginn deiner freiberuflichen Karriere wirst du viel Zeit investieren, um Kunden zu finden, aber irgendwann musst du dich entscheiden, ob du ein Projekt annimmst oder nicht. Manchmal müssen Sie „nein“ sagen, auch wenn Sie es nicht wollen.
Jedes Projekt erfordert Zeit und manchmal kann die Aufnahme eines neuen Projekts die Qualität Ihrer bereits geleisteten Arbeit beeinträchtigen.
#8 Sei realistisch
Es ist wichtig zu verstehen, dass Sie nicht alle Projekte akzeptieren können, die auf Sie zukommen. Einige Projekte müssen abgelehnt werden, damit Sie die interessanteren annehmen können. Experten empfehlen, ein Viertel Ihres regulären Zeitplans frei zu haben, damit Sie etwas Spielraum haben und auf unerwartete Wendungen des Lebens vorbereitet sind.
# 9 Mache oft Pausen
Um unsere Produktivität am Laufen zu halten, müssen wir von Zeit zu Zeit die Verbindung trennen. Unser Gehirn braucht Pausen, um besser zu funktionieren. Als Selbständiger arbeiten Sie wahrscheinlich alleine von zu Hause aus und können das Mittagessen nicht mit Ihren Kollegen genießen, um sich zu entspannen. Aber das ist keine Entschuldigung! Sie müssen sich sowieso eine Auszeit nehmen. Machen Sie einen 10-minütigen Spaziergang oder lesen Sie ein Buch. Was auch immer Sie wählen, achten Sie darauf, dass Sie diese Pausen einlegen.
Die größten Feinde der Produktivität
Im Folgenden sind einige der schlimmsten Feinde der Produktivität aufgeführt, die die meisten von uns nur zu gut kennen, und einige Vorschläge, wie man gegen sie vorgehen kann:
#1 Mangel an Informationen
Viele Freiberufler geben an, dass das, was ihre Zeit am meisten verschwendet, der Mangel an Informationen ist. Zum Glück war die Suche nach Informationen noch nie so einfach wie heute. Aber das wirft die Frage auf, wo man suchen sollte. Je nachdem, nach welchen Informationen Sie suchen, stehen Ihnen verschiedene Lösungen zur Verfügung: Wenn Sie zum Beispiel alles über die Freiberuflichkeit wissen möchten, von SEO und Marketing bis hin zu neuen Nischen und Möglichkeiten, die besten Kunden zu finden, sind Blogs wie unsere eigenen gut geeignet von unschätzbarem Wert.
Wenn Sie allgemeine Informationen oder Informationen zu bestimmten Produkten suchen, können Sie die sozialen Medien aufrufen.
#2 Delegieren verweigern
Freiberufler sind dafür besonders anfällig. Sie bauen Ihr eigenes Geschäft auf und sind es gewohnt, alles selbst zu erledigen. Wenn Sie jedoch größere Projekte übernehmen und wachsen, werden Sie feststellen, dass es immer schwieriger wird, dies auf produktivere Weise zu tun. Scheuen Sie sich nicht, jemanden einzustellen, der Ihnen helfen kann. Ob für die eigentliche Arbeit, nur einen Teil davon oder so etwas wie die Buchhaltung, eine Entlastung der Schultern ermöglicht es Ihnen, sich besser auf das große Ganze zu konzentrieren.
#3 Versagensängste
Versagensängste können lähmend und schrecklich sein. Was ist, wenn ihnen Ihre Bewerbung oder Ihre Arbeit nicht gefällt? Der Unterschied zwischen etwas nicht zu tun, weil man Angst hat, oder etwas zu tun, obwohl man Angst hat, besteht darin, dass letzteres eine Chance auf Erfolg hat. Ja, es wird nicht immer alles perfekt laufen. Aber aus Fehlern können wir lernen und ermöglichen es uns, unsere Arbeit besser zu machen.
#4 Kundenbesprechungen, E-Mails und Handynutzung
In Bezug auf das Zeitmanagement, ob Meetings, E-Mails oder Mobiltelefone, haben die meisten Freelancer Probleme mit der Geschäftskommunikation und empfinden es als gigantische Zeitverschwendung. Es gibt jedoch zwei Möglichkeiten, dem entgegenzuwirken – der eine ist der mittlere Weg, der andere der radikalere.
Wir haben über diese Strategien gesprochen, als wir Cal Newports Buch Deep Work rezensiert haben. Es ist im Grunde eine Methode, um Ablenkungen auszuschalten und in einem extrem konzentrierten Zustand zu arbeiten. Newport schlägt mehrere Methoden vor, um mit diesen lästigen Benachrichtigungen und Anrufen umzugehen:
Der radikale, klösterliche Ansatz
Dazu gehört, sich vollständig von allen Ablenkungen zu lösen. Ein Tag oder sogar eine Woche Urlaub ohne Handy, E-Mail und Social Media kann sehr produktiv sein, aber für viele Freiberufler nicht unbedingt realistisch.
Der leichtere, bimodale Ansatz
Auch bei dieser Methode dreht sich alles darum, alles auszuschalten, aber nur für ein paar Stunden am Tag. Eine einfache Möglichkeit, dies zu erreichen, besteht darin, physische Grenzen zu setzen, wie zum Beispiel in die Bibliothek zu gehen. Wenn Sie einen Standort wechseln, um dort zu arbeiten und sich von nichts ablenken zu lassen, lernt Ihr Gehirn und wechselt jedes Mal, wenn Sie zu diesem Standort gehen, in einen anderen Zustand.
#5 Falsche Prioritäten
Die richtigen Prioritäten zu setzen ist entscheidend für die Produktivität, insbesondere wenn Sie gleichzeitig verschiedene IT-Projekte bearbeiten. Sie müssen darüber nachdenken, was wirklich wichtig ist und was nicht. Es kann sehr verlockend sein, all die kleinen Dinge zu tun, die nicht notwendig sind, aber dafür sorgen, dass Sie sich produktiv fühlen. Erstellen Sie eine Liste mit Prioritäten, von den wichtigsten bis zu den unwichtigsten, und legen Sie sie auf Ihren Schreibtisch. Wenn Sie ihnen entsprechend viel Zeit zuweisen, können Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren.
#6 Ablenkungen
Ablenkung ist ein weit gefasster Begriff, und jeder hat seine eigenen persönlichen Dinge, die seine Arbeit verlangsamen. Ihre Kinder, Ihre Haustiere, die unzähligen lustigen, skurrilen und informativen Seiten im Internet und mehr. Ablenkungen sind per se nichts Schlimmes, aber für alles gibt es eine Zeit und einen Ort.
Der einfachste Weg, sie zu vermeiden, besteht darin, einen strengen Zeitplan zu haben, der Ihnen sagt, wann Ablenkungen in Ordnung sind und wann Sie sich auf Ihre Arbeit konzentrieren sollten. Dinge wie die Pomodoro-Technik, bei der Sie alle 25 Minuten, die Sie arbeiten, eine fünfminütige Pause einlegen, können für viele Menschen hilfreich sein. Probieren Sie es aus, vielleicht ist es genau das Richtige für Sie!
Zögern Sie auch nicht, sich die zahlreichen online verfügbaren Apps anzusehen, um Ihre Produktivität als Freiberufler zu verwalten – viele von ihnen sind kostenlos und können Ihnen das Leben erleichtern.
Wie bleiben Sie als Freelancer produktiv? Wir würden es gerne in den Kommentaren unten wissen!
